Privacybeleid voor employer branding en werving bij Certhon

Publicatiedatum: 14-02-2025

*English version below

Bij Certhon beheren wij onze employer branding en wervingsproces via onze carrièresite (de “Carrièresite”), en door een bijbehorend kandidaatvolgsysteem te gebruiken.

In dit privacybeleid leggen wij uit hoe wij uw persoonsgegevens verwerken als:

1. U onze Carrièresite bezoekt (u als "Bezoeker”)
2. U zich met ons verbindt via onze Carrièresite, om een profiel bij ons aan te maken en informatie te ontvangen over huidige of toekomstige vacatures bij ons (u als "Verbonden Kandidaat”)
3. U solliciteert naar een functie bij ons, via onze Carrièresite of een dienst van een externe partij (u als "Solliciterende Kandidaat”)
4. Wij verzamelen informatie over u van andere partijen, sites en diensten, omdat wij denken dat uw profiel interessant is voor onze huidige of toekomstige vacatures (u als“ Gezochte Kandidaat”)
5. Wij ontvangen informatie over u van onze medewerkers of partners, omdat zij van mening zijn dat uw profiel interessant is voor onze huidige of toekomstige vacatures. (u als “Gesourcete Kandidaat”)
6. Wij informatie over u ontvangen van een Kandidaat, die u als referentie opvoert (u als “Referent”).

Dit privacybeleid beschrijft ook welke rechten u heeft wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, en hoe u deze rechten kunt uitvoeren.

Wanneer we in dit privacybeleid de term "Kandidaat" gebruiken, verwijzen we naar zowel Verbonden Kandidaten; Solliciterende Kandidaten; Gezochte Kandidaten; als Doorverwezen Kandidaten, tenzij anders vermeld.

1. Over het verwerken van persoonsgegevens

Persoonsgegevens verwijst naar alle informatie die direct of indirect gekoppeld kan worden aan een natuurlijke persoon. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn onder andere: naam, e-mailadres, telefoonnummer en IP-adres. De verwerking van persoonsgegevens omvat elk geautomatiseerd gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, aanmaken, analyseren, delen en verwijderen van persoonsgegevens.

Er zijn wetten en verordeningen over hoe bedrijven persoonsgegevens mogen verwerken, de zogenaamde wetten inzake gegevensbescherming. Verschillende wetten inzake gegevensbescherming zijn van toepassing op verschillende soorten gebruik van persoonsgegevens, en in verschillende delen van de wereld. Een voorbeeld van een wet inzake gegevensbescherming die relevant is voor ons gebruik van uw persoonsgegevens, zoals beschreven in dit privacybeleid, is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (2016/679, "AVG").

De meeste verplichtingen onder de AVG zijn van toepassing op de zogenaamde verwerkingsverantwoordelijke. Een verwerkingsverantwoordelijke is de entiteit die beslist voor welke doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt, en hoe de verwerking wordt uitgevoerd. De verwerkingsverantwoordelijke kan gebruik maken van een zogenaamde gegevensverwerker. Een gegevensverwerker is een entiteit die uitsluitend persoonsgegevens mag verwerken in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, en de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden mag gebruiken.

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken zoals beschreven in dit Privacybeleid.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Alle individuele personen

• Apparaatinformatie - Als u onze Carrièresite bezoekt, verzamelen wij informatie over uw apparaat, zoals IP-adres, browsertype en -versie, sessiekenmerken, verkeersbron, schermresolutie, voorkeurstaal, geografische locatie, besturingssysteem en apparaatinstellingen/gebruik.
• Technische en statistische gegevens - Als u onze Carrièresite bezoekt, verzamelen wij technische en statistische gegevens over uw gebruik van de site, bijvoorbeeld informatie over welke URL's u bezoekt en hoe u de site gebruikt.
• Communicatiegegevens - Wij verzamelen en bewaren uw communicatie met ons, evenals de informatie die u in die communicatie verstrekt. Dit kunnen de inhoud van e-mails, video opnames, berichten op social media, de informatie die u aan uw account bij ons toevoegt, enquêtes, enz. zijn.
• Contactgegevens - Zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en fysieke adres.

Kandidaten

• Gegevens uit sollicitatiegesprekken, beoordelingen en andere informatie uit het wervingsproces - Bijvoorbeeld aantekeningen uit gesprekken met u, gemaakte beoordelingen en tests, salarisvereisten.
• Informatie in uw sollicitatie - Zoals uw CV, sollicitatiebrief, praktijkvoorbeelden, referenties, aanbevelingsbrieven en opleiding.
• Informatie in uw openbare profiel - De informatie die wij over u verzamelen uit openbare bronnen met betrekking tot uw professionele ervaring, zoals LinkedIn of de website van uw huidige werkgever.
• Informatie verstrekt door referenties - De informatie die wij ontvangen van onze medewerkers of partners die u naar ons hebben doorverwezen, of van de personen die u als uw referenties hebt opgegeven.

3. Waar vandaan ontvangen wij uw persoonsgegevens?

Alle individuele personen

• Van de Carrièrepagina. Als u onze Carrièrepagina bezoekt, verzamelen wij technische en statistische informatie over hoe u de Carrièrepagina gebruikt, en informatie over uw apparaat.
• Rechtstreeks van u afkomstig. De meeste informatie die wij over u verwerken, ontvangen wij rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u bij ons solliciteert of contact met ons opneemt. U kunt er altijd voor kiezen om bepaalde informatie niet aan ons te verstrekken. Bepaalde persoonsgegevens zijn echter noodzakelijk om uw aanvraag te kunnen verwerken of om u de informatie te kunnen verstrekken die u van ons wilt ontvangen.

Referenties

• Van de persoon voor wie u een referentie bent. Als een kandidaat u als referentie opgeeft, zullen wij uw contactgegevens van de kandidaat verzamelen om contact met u op te kunnen nemen.

Kandidaten

• Uit openbare bronnen. Wij kunnen persoonsgegevens over u verzamelen uit openbare bronnen, zoals LinkedIn of de website van uw huidige werkgever.
• Van onze referenties. Wij kunnen informatie over u ontvangen van onze medewerkers of partners (zoals dienstverleners op het gebied van werving en selectie), wanneer zij van mening zijn dat uw profiel interessant is voor onze huidige of toekomstige vacatures.
• Van uw referenties. Als u ons referenties geeft, kunnen wij informatie over u van hen verzamelen.
• Gegevens die we zelf of in samenwerking met u aanmaken. Informatie over uw sollicitatie en profiel wordt gewoonlijk door ons, of door ons in samenwerking met u, aangemaakt tijdens het wervingsproces. Dit kunnen bijvoorbeeld aantekeningen zijn van gesprekken met u, beoordelingen en afgenomen tests.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Om onze rechten, belangen en de belangen van anderen te beschermen en af te dwingen, bijvoorbeeld in verband met gerechtelijke vorderingen.

Betrokken personen: De persoon (personen) op wie de rechtsvordering betrekking heeft - dit kunnen personen zijn uit alle bovengenoemde persoonscategorieën.

Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.

Het delen van uw persoonsgegevens met andere ontvangers, voor de doeleinden vermeld in Sectie 5 hieronder.

Betrokken personen: Afhankelijk van het doel van het delen, zie Sectie 5 hieronder.

Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.

Het verzamelen van informatie over uw gebruik van de Carrièresite, met behulp van cookies en andere tracking technologieën, zoals beschreven in ons Cookiebeleid.

Betrokken personen: Bezoekers.

Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Apparaatinformatie.

Het onderhouden, ontwikkelen, testen en anderszins waarborgen van de beveiliging van de Carrièresite.

Betrokken personen: Bezoekers.

Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Apparaatinformatie; Technische en statistische gegevens.

Om te analyseren hoe de Carrièresite en het bijbehorende materiaal wordt gebruikt en presteert, om statistieken te verkrijgen en om de operationele prestaties te verbeteren.

Betrokken personen: Bezoekers.

Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Apparaatinformatie; Technische en statistische gegevens.

Om u op de hoogte te houden van vacatures bij ons.

Betrokken personen: Verbonden Kandidaten.

Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Contactgegevens; Communicatiegegevens.

Het beoordelen van profielen en sollicitaties die naar ons zijn verzonden. Dit betekent ook met u communiceren over uw sollicitatie en profiel.

Betrokken personen: Verbonden Kandidaten; Solliciterende Kandidaten.

Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.

Verzamelen en evalueren van uw professionele profiel op uw eigen initiatief. Dit heeft ook betrekking op de communicatie met u over uw profiel.

Betrokken personen: Gesourcete Kandidaten; Doorverwezen Kandidaten.

Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.

Om rechtstreeks contact met u op te nemen over specifieke, toekomstige vacatures bij ons.

Betrokken personen: Kandidaten.

Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.

Om het interview (de interviews) met u op te nemen.

Betrokken personen: Kandidaten.

Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Communicatiegegevens.

Om contact met u op te nemen om uw deelname aan enquêtes te vragen

Betrokken personen: Kandidaten. </p

Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.

Om contact met u op te nemen om u te vragen informatie over een Kandidaat te verstrekken, en de door u verstrekte informatie te evalueren.

Betrokken personen: Referenties.

Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Contactgegevens; Communicatiegegevens.

5. Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Onze dienstverleners. Wij delen uw persoonsgegevens met onze leveranciers die diensten en functionaliteiten leveren in ons employer branding- en wervingsproces. Hieronder vallen bijvoorbeeld dienstverleners op het gebied van werving en selectie en de leverancier van onze Carrièresite en het bijbehorende kandidaatvolgsysteem.

Onze groepsondernemingen. Wij delen uw persoonsgegevens met onze groepsondernemingen wanneer zij ons diensten en functionaliteiten leveren voor onze employer branding en ons wervingsproces, zoals toegang tot bepaalde systemen en software.

Bedrijven die cookies aanbieden op de Carrièresite. Als u hiermee instemt, worden er cookies geplaatst van andere bedrijven dan wij, die de door deze cookies verzamelde gegevens zullen gebruiken in overeenstemming met hun eigen privacybeleid. U kunt informatie vinden over op welke cookies dit van toepassing is in ons Cookiebeleid.

Aan overheden en andere openbare instanties - als we hiertoe opdracht krijgen. Wij zullen uw persoonsgegevens delen met autoriteiten en andere openbare instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Aan partijen die betrokken zijn bij een gerechtelijke procedure. Indien dit nodig is om onze rechten te beschermen of te verdedigen, delen wij uw persoonsgegevens met overheidsinstanties of met andere partijen die betrokken zijn bij een mogelijke of bestaande gerechtelijke procedure Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij klachten over discriminatie.

Fusies en overnames etc. In verband met een mogelijke fusie, verkoop van bedrijfsactiva, financiering of overname van ons bedrijf of een deel daarvan aan een ander bedrijf, is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens delen met andere partijen die bij het proces betrokken zijn.

6. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens?

Om uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, hebben wij een zogenaamde rechtsgrondslag nodig. Een rechtsgrondslag is een reden voor het verwerken van persoonsgegevens die gerechtvaardigd is onder de AVG.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor de doeleinden die in dit Privacybeleid worden beschreven, is de rechtsgrondslag waarop wij ons normaliter baseren dat de verwerking noodzakelijk is voor ons legitieme belang om talent met de relevante competenties voor ons te kunnen aantrekken. Wij zijn tot de conclusie gekomen dat wij een gerechtvaardigd belang hebben om de verwerking van persoonsgegevens voor dit doel uit te voeren; dat de verwerking noodzakelijk is om dat doel te bereiken; en dat ons belang zwaarder weegt dan uw recht om uw persoonsgegevens niet voor dit doel te laten verwerken.

U kunt contact met ons opnemen voor meer informatie over hoe deze conclusie tot stand is gekomen. Voor onze contactgegevens, zie Sectie 9 en 10 hieronder.

Er kunnen specifieke omstandigheden zijn waarin de verwerking alleen wordt uitgevoerd als en wanneer u uw toestemming geeft voor de verwerking. Dit is bijvoorbeeld het geval als wij u vragen om een interview op te mogen nemen. Zie Sectie 9 hieronder voor meer informatie over uw recht op het intrekken van uw toestemming.

7. Wanneer worden uw persoonsgegevens buiten de EU/EER doorgegeven en hoe worden ze dan beschermd?

Wij streven er altijd naar om uw persoonsgegevens binnen de EU/EER te verwerken.

Echter, sommige van onze dienstverleners verwerken uw persoonsgegevens buiten de EU/EER. Wij maken ook gebruik van leveranciers waarvan het moederbedrijf, of het moederbedrijf van een onderaannemer, buiten de EU/EER gevestigd is. In deze gevallen hebben wij rekening gehouden met het risico dat de persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de EU/EER, bijvoorbeeld vanwege een officieel verzoek.

In gevallen waarin een andere ontvanger van uw persoonsgegevens (zoals beschreven in Sectie 5 hierboven) buiten de EU/EER is gevestigd, betekent dit ook dat uw persoonsgegevens buiten de EU/EER worden doorgegeven.

Als wij, of een van onze leveranciers, uw persoonsgegevens buiten de EU/EER overdragen, zorgen wij ervoor dat een door de AVG erkende beveiliging wordt gebruikt om de overdracht mogelijk te maken. Wij gebruiken de volgende beveiligingsmaatregelen:

• Een besluit van de EU-Commissie dat het land buiten de EU/EER waarnaar uw persoonsgegevens worden doorgegeven een afdoende mate van bescherming biedt, die overeenkomt met het door de AVG geboden mate van bescherming. We vertrouwen met name op het besluit van de Europese Commissie inzake toereikendheid voor de VS via het zogenaamde EU-VS Data Privacy Framework, en het adequaatheidsbesluit voor de VK.
• Het aangaan van de standaardclausules van de Europese Commissie met de ontvanger van de persoonsgegevens buiten de EU/EER. Dit betekent dat de ontvanger garandeert dat de mate van bescherming voor uw persoonsgegevens volgens de AVG nog steeds van toepassing is, en dat uw rechten nog steeds beschermd zijn.

Als uw persoonsgegevens buiten de EU/EER worden overgedragen, implementeren wij ook passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beschermen in geval van openbaarmaking. Welke beschermende maatregelen we precies implementeren, hangt af van wat technisch haalbaar en effectief genoeg is voor de specifieke overdracht.

Als u meer informatie wilt over de situaties waarin uw persoonsgegevens buiten de EU/EER worden doorgegeven, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in Sectie 9 en 10 hieronder.

8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Alle individuele personen

Als wij uw persoonsgegevens verwerken om onze rechten te kunnen beschermen en af te dwingen, bewaren wij uw persoonsgegevens totdat de desbetreffende juridische kwestie volledig en definitief is opgelost.

Bezoekers

Wij bewaren uw persoonsgegevens één (1) jaar voor veiligheidsdoeleinden. De bewaarperioden voor cookies worden beschreven in ons Cookiebeleid. Wij bewaren uw persoonsgegevens om de resultaten van de Carrièresite te analyseren net zolang als wij persoonsgegevens over u bewaren voor andere doeleinden.

Kandidaten

Als u (uitsluitend) een Verbonden Kandidaat bent, dan bewaren wij uw persoonsgegevens zolang u met ons verbonden blijft.

Voor andere soorten Kandidaten bewaren wij uw persoonsgegevens om te beslissen of u een geschikte kandidaat bent voor de betreffende vacature(s) bij ons.

Als u niet wordt aangenomen, bewaren wij uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om u te kunnen overwegen voor relevante toekomstige vacatures en om eventueel contact met u op te nemen.

Als u wordt aangenomen, bewaren wij uw persoonsgegevens tijdens uw dienstverband voor andere dan de hierboven vermelde doeleinden, waarvan u dan op de hoogte wordt gesteld.

Referenties

Wij bewaren uw persoonsgegevens net zo lang als wij de persoonsgegevens bewaren van de Kandidaat voor wie u als referentie diende.

9. Welke rechten heeft u en hoe kunt u deze rechten uitvoeren?

In deze Sectie vindt u informatie over de rechten die u heeft wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken. Zoals hieronder beschreven, zijn een aantal rechten alleen van toepassing als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een bepaalde rechtsgrondslag.

Als u een van de hier vermelde rechten wilt uitvoeren, raden wij u aan om:

• Naar de Data & Privacy pagina op onze Carrièresite te gaan, waar we functies aanbieden waarmee u uw rechten kunt uitvoeren;
• In te loggen op uw account bij ons, waar u de instellingen in de account kunt gebruiken om uw rechten uit te voeren; of
• Direct contact met ons op te nemen via legal@certhon.com.

Recht op informatie

U heeft het recht om geïnformeerd te worden over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. U hebt ook het recht om geïnformeerd te worden als wij van plan zijn om uw persoonsgegevens te verwerken voor een ander doel dan waarvoor ze oorspronkelijk verzameld zijn.

Wij verstrekken u dergelijke informatie door middel van dit privacybeleid, door updates op onze Carrièresite (zie ook Sectie 11 hieronder), en door eventuele vragen van u aan ons te beantwoorden.

Recht op inzage in uw persoonsgegevens.

U hebt het recht om te weten of wij persoonsgegevens over u verwerken en om een kopie te ontvangen van de gegevens die wij over u verwerken. Naast het ontvangen van een kopie van uw persoonsgegevens, ontvangt u ook informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.

Recht op toegang tot en overdracht van uw persoonsgegevens naar een andere ontvanger ("dataportabiliteit").

U kunt een kopie opvragen van uw persoonsgegevens die wij verwerken voor het uitvoeren van een contract met u, of op basis van uw toestemming, in een gestructureerd, algemeen gebruikt, machineleesbaar formaat. Hierdoor kunt u deze gegevens ergens anders gebruiken, bijvoorbeeld om ze naar een andere ontvanger over te dragen. Als dit technisch mogelijk is, hebt u ook het recht om te vragen dat wij uw gegevens rechtstreeks aan een andere ontvanger overdragen.

Recht om uw persoonsgegevens te verwijderen ("recht op vergetelheid").

In bepaalde gevallen heeft u het recht om persoonsgegevens over u door ons te laten verwijderen. Dit is bijvoorbeeld het geval als het voor ons niet meer noodzakelijk is om de gegevens te verwerken voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld; als u uw toestemming intrekt; als u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking en er geen legitieme, doorslaggevende rechtvaardigingen zijn voor de verwerking. (Voor het aparte recht om bezwaar te maken, zie hieronder.)

Recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens.

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die is gebaseerd op ons legitieme belang, door te verwijzen naar uw persoonlijke omstandigheden.

Recht op beperking van de verwerking.

Als u van mening bent dat de persoonsgegevens die wij over u verwerken onjuist zijn, dat onze verwerking onwettig is, of dat wij de informatie niet nodig hebben voor een specifiek doel, dan heeft u het recht om te verzoeken dat wij de verwerking van dergelijke persoonsgegevens beperken. Als u bezwaar maakt tegen onze verwerking, zoals hierboven beschreven, kunt u ons ook vragen om de verwerking van deze persoonsgegevens te beperken terwijl wij uw verzoek beoordelen.

Wanneer onze verwerking van uw persoonsgegevens beperkt wordt, zullen wij (met uitzondering van opslag) de gegevens alleen verwerken met uw toestemming of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, om de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon te beschermen, of om redenen van zwaarwegend algemeen belang.

Recht op rectificatie en aanvulling.

U heeft het recht om een verzoek in te dienen om onnauwkeurige informatie te rectificeren en om informatie over u aan te vullen die u als onvolledig beschouwt.

Recht om uw toestemming in te trekken.

Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, dan heeft u het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken. Als u dit doet, zullen wij stoppen met het verwerken van uw gegevens voor de doeleinden waarvoor u uw toestemming heeft ingetrokken. Dit heeft echter geen invloed op de rechtsgeldigheid van de verwerking die gebaseerd was op uw toestemming voordat deze werd ingetrokken.

Recht van bezwaar.

Als u klachten hebt over onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een klacht indienen bij de autoriteit voor gegevensbescherming in Nederland. U kunt hun contactgegevens hier vinden.

U kunt ook een klacht indienen bij uw nationale autoriteit voor gegevensbescherming, die u hier kunt vinden als u woonachtig bent binnen de EU. Als u woonachtig bent in het Verenigd Koninkrijk, kunt u hier een klacht indienen bij de Information Commissioner's Office.

10. Waar kunt u terecht met opmerkingen of vragen?

Als u contact met ons wilt opnemen om uw rechten uit te oefenen, of als u vragen, opmerkingen of twijfel heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar legal@certhon.com.

11. Aanpassingen aan dit Privacybeleid

We werken dit privacybeleid bij wanneer dat nodig is - bijvoorbeeld omdat we uw persoonsgegevens op een nieuwe manier gaan verwerken, omdat we de informatie nog duidelijker voor u willen maken, of als dat nodig is om te voldoen aan de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming.

Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen voor eventuele wijzigingen. U kunt altijd bovenaan deze pagina kijken om te zien wanneer dit privacybeleid voor het laatst is bijgewerkt.

------------------------------------------------------------------------------------------

ENGLISH

Privacy Policy for Employer Branding and Recruitment at Certhon

Publication Date: 14-02-2025

At Certhon, we manage our employer branding and recruitment process through our careers site (the "Careers Site") and by using an associated applicant tracking system.

In this privacy policy, we explain how we process your personal data if:

• You visit our Careers Site (you as a "Visitor").
• You connect with us via our Careers Site to create a profile and receive information about current or future job openings with us (you as a "Connected Candidate").
• You apply for a position with us via our Careers Site or an external service (you as an "Applying Candidate").
• We collect information about you from other parties, sites, and services because we believe your profile is relevant for our current or future vacancies (you as a "Sourced Candidate").
• We receive information about you from our employees or partners who believe your profile is relevant for our current or future vacancies (you as a "Referred Candidate").
• We receive information about you from a Candidate who lists you as a reference (you as a "Reference").

This privacy policy also describes your rights regarding the processing of your personal data and how you can exercise these rights.

When we use the term "Candidate" in this privacy policy, we refer to Connected Candidates, Applying Candidates, Sourced Candidates, and Referred Candidates unless otherwise specified.

1. About the processing of Personal Data

Personal data refers to any information that can directly or indirectly be linked to a natural person. Examples of personal data include name, email address, phone number, and IP address. The processing of personal data includes any automated use, such as collection, creation, analysis, sharing, and deletion of personal data.

There are laws and regulations that dictate how companies may process personal data, known as data protection laws. Different data protection laws apply to different uses of personal data, and in different parts of the world. A relevant data protection law applicable to our processing of your personal data, as described in this privacy policy, is the General Data Protection Regulation (2016/679, "GDPR").

Most obligations under the GDPR apply to what is called the data controller. A data controller is the entity that decides the purposes for which personal data is processed and how the processing is conducted. A data controller may use a data processor. A data processor is an entity that may only process personal data on behalf of the data controller and may not use the data for its own purposes.

We are the data controller when processing your personal data as described in this Privacy Policy.

2. What personal data do we process?

All Individuals

• Device Information – When you visit our Careers Site, we collect information about your device, such as IP address, browser type and version, session attributes, traffic source, screen resolution, preferred language, geographic location, operating system, and device settings/usage.
• Technical and Statistical Data – When you visit our Careers Site, we collect technical and statistical data about your use of the site, such as which URLs you visit and how you use the site.
• Communication Data – We collect and store your communication with us and the information you provide in that communication. This may include email content, video recordings, social media messages, account information you provide, surveys, etc.
• Contact Information – Such as your name, email address, phone number, and physical address.

Candidates

• Interview, Assessment, and Recruitment Data – Notes from interviews, assessments and tests, salary requirements.
• Application Information – Such as your CV, cover letter, work samples, references, recommendation letters, and education.
• Public Profile Information – Information we collect about you from public sources related to your professional experience, such as LinkedIn or your current employer’s website.
• Information Provided by References – Information received from employees or partners who have referred you, or from individuals you listed as references.

3. From what sources do we receive your Personal Data?

All individual persons

• From the Careers Site – If you visit our Careers Site, we collect technical and statistical data about how you use it and your device information.
• Directly from You – Most of the information we process is received directly from you, for example, when you apply for a job or contact us. You can always choose not to provide certain information to us. However, certain personal data is necessary to process your application or to provide you with the information you want from us.

References

• From References – If a candidate lists you as a reference, we will collect your contact details from them to reach out to you.

Candidates

• From public sources. We may collect personal information about you from public sources, such as LinkedIn or your current employer's website.
• From our references. We may receive information about you from our employees or partners (such as recruitment service providers) when they believe your profile is of interest to our current or future job postings.
• From your references. If you give us references, we may collect information about you from them.
• Data we establish ourselves or in cooperation with you. Information about your application and profile is usually created by us, or by us in collaboration with you, during the recruitment process. This may include notes from interviews with you, assessments and tests taken.

4. For what purposes do we process your Personal Data?

To protect and enforce our rights, interests and the interests of others, such as in connection with legal claims.

Persons affected: The person(s) to whom the legal claim relates - this may include individuals from any of the above categories of persons.

Categories of personal data used: All of the above categories of personal data may be used for this purpose.

Sharing your personal data with other recipients, for the purposes listed in Section 5 below.

Persons involved: Depending on the purpose of sharing, see Section 5 below.

Categories of personal data used: All of the above categories of personal data may be used for this purpose.

Collecting information about your use of the Careers Site, using cookies and other tracking technologies, as described in our Cookie Policy.

Persons Involved: Visitors.

Categories of personal data used: Device information.

Maintain, develop, test and otherwise ensure the security of the Careers Site.

Persons Involved: Visitors.

Categories of personal data used: Device information; Technical and statistical data.

To analyze how the Careers Site and related materials are used and performing, to obtain statistics, and to improve operational performance.

Persons involved: Visitors.

Categories of personal data used: Device information; Technical and statistical data.

To keep you informed of job openings with us.

Persons Involved: Connected Candidates.

Categories of personal data used: Contact data; Communication data.

To review profiles and applications sent to us. This includes communicating with you about your application and profile.

Individuals involved: Connected Candidates; Applicant Candidates.

Categories of personal data used: All of the above categories of personal data may be used for this purpose.

Collect and evaluate your professional profile on your own initiative. This includes communicating with you about your profile.

Persons Involved: Sourced Candidates; Referred Candidates.

Categories of personal data used: All of the above categories of personal data may be used for this purpose.

To contact you directly about specific, future job opportunities with us.

Individuals involved: Candidates.

Categories of personal data used: All of the above categories of personal data may be used for this purpose.

To record the interview(s) with you.

Persons involved: Candidates.

Categories of personal data used: Communication data.

To contact you to request your participation in surveys.

Individuals concerned: Candidates. </p

Categories of personal data used: All of the above categories of personal data may be used for this purpose.

To contact you to request information about a Candidate, and to evaluate the information you have provided.

Persons involved: References.

Categories of personal data used: Contact data; Communication data.

5. With whom do we share your Personal Data?

Our service providers. We share your personal data with our suppliers who provide services and functionalities in our employer branding and recruitment process. This includes, for example, service providers in the field of recruitment and selection and the supplier of our Careers Site and the associated candidate tracking system.

Our group companies. We share your personal data with our group companies when they provide us with services and functionalities for our employer branding and recruitment process, such as access to certain systems and software.

Companies that offer cookies on the Careers Site. If you consent, cookies will be set from companies other than us, who will use the data collected by these cookies in accordance with their own privacy policies. You can find information about which cookies this applies to in our Cookie Policy.

To governments and other public authorities - if we are instructed to do so. We will share your personal data with authorities and other public bodies when we are required to do so by law.

To parties involved in legal proceedings. If necessary to protect or defend our rights, we will share your personal data with government agencies or with other parties involved in potential or existing legal proceedings This may be the case, for example, with complaints about discrimination.

Mergers and acquisitions, etc. In connection with a possible merger, sale of company assets, financing or acquisition of all or part of our business to another company, we may share your personal data with other parties involved in the process.

6. On what legal bases do we process your Personal Data?

In order to process your personal data, we need a so-called legal basis. A legal basis is a reason for processing personal data that is justified under the GDPR.

When we process your personal data for the purposes described in this Privacy Policy, the legal basis on which we normally rely is that the processing is necessary for our legitimate interest to attract talent with the relevant competencies to us. We have concluded that we have a legitimate interest in carrying out the processing of personal data for this purpose; that the processing is necessary to achieve that purpose; and that our interest outweighs your right not to have your personal data processed for this purpose.

You can contact us for more information on how this conclusion was reached. For our contact information, see Sections 9 and 10 below.

There may be specific circumstances where processing will only be carried out if and when you give your consent to the processing. This is the case, for example, when we ask you for permission to record an interview. See Section 9 below for more information on your right to withdraw your consent.

7.  When will your Personal Data be transferred outside the EU/EEA and how will it be protected?

We always strive to process your personal data within the EU/EEA.

However, some of our service providers process your personal data outside the EU/EEA. We also use suppliers whose parent company, or the parent company of a subcontractor, is located outside the EU/EEA. In these cases, we have taken into account the risk that personal data may be transferred to countries outside the EU/EEA, for example due to an official request.

In cases where another recipient of your personal data (as described in Section 5 above) is located outside the EU/EEA, this also means that your personal data will be transferred outside the EU/EEA.

If we, or one of our suppliers, transfer your personal data outside the EU/EEA, we will ensure that AVG-approved security is used to enable the transfer. We use the following security measures:

• An EU Commission decision that the country outside the EU/EEA to which your personal data is transferred provides an adequate level of protection equivalent to that provided by the AVG. In particular, we rely on the European Commission's adequacy decision for the US through the so-called EU-US Data Privacy Framework, and the adequacy decision for the UK.
• Entering into European Commission standard clauses with the recipient of the personal data outside the EU/EEA. This means that the recipient guarantees that the degree of protection for your personal data under the AVG still applies, and that your rights are still protected.

If your personal data is transferred outside the EU/EEA, we also implement appropriate technical and organizational security measures to protect the personal data in case of disclosure. Exactly which protective measures we implement depends on what is technically feasible and effective enough for the specific transfer.

If you would like more information about the situations in which your personal data is transferred outside the EU/EEA, please contact us using the contact details in Sections 9 and 10 below.

8. For how long do we retain your Personal Data?

All individuals

If we process your personal data to protect and enforce our rights, we will retain your personal data until the relevant legal matter is fully and finally resolved.

Visitors

We will retain your personal data for one (1) year for security purposes. Cookie retention periods are described in our Cookie Policy. We retain your personal data to analyze Career Site results for as long as we retain personal data about you for other purposes.

Candidates

If you are (exclusively) an Affiliated Candidate, we will retain your personal data for as long as you remain affiliated with us.

For other types of Candidates, we will retain your personal data to decide whether you are a suitable candidate for the relevant vacancy or vacancies with us.

If you are not hired, we will retain your personal data for as long as necessary to consider you for relevant future vacancies and to contact you if necessary.

If you are hired, we will retain your personal data during your employment for purposes other than those stated above, of which you will be notified at that time.

References

We will retain your personal data for as long as we retain the personal data of the Candidate for whom you served as a reference.

9. What rights do you have and how do you exercise these rights?

This Section provides information about the rights you have when we process your personal data. As described below, some rights only apply if we process your personal data on a specific legal basis.

If you wish to exercise any of the rights listed here, we encourage you to:

• Go to the Data & Privacy page on our Careers Site, where we provide features that allow you to exercise your rights;
• Log in to your account with us, where you can use the settings in the account to exercise your rights; or
• Contact us directly at legal@certhon.com.

Right to information

You have the right to be informed about how we process your personal data. You also have the right to be informed if we intend to process your personal data for a purpose other than that for which it was originally collected.

We will provide you with such information through this Privacy Policy, through updates on our Careers Site (see also Section 11 below), and by answering any questions you may have to us.

Right to access your personal information

You have the right to know whether we process personal data about you and to receive a copy of the data we process about you. In addition to receiving a copy of your personal data, you will also receive information about how we process your personal data.

Right to access and transfer your personal data to another recipient (“data portability”).

You may request a copy of your personal data that we process for the purposes of performing a contract with you, or based on your consent, in a structured, commonly used, machine-readable format. This allows you to use this data elsewhere, for example, to transfer it to another recipient. If technically possible, you also have the right to request that we transfer your data directly to another recipient.

Right to delete your personal data (“right to oblivion”).

In certain cases, you have the right to have personal data about you deleted by us. This is the case, for example, if it is no longer necessary for us to process the data for the purpose for which we collected it; if you withdraw your consent; if you have objected to the processing and there are no legitimate, overriding justifications for the processing. (For the separate right to object, see below.)

Right to object to our processing of your personal data.

You have the right to object to the processing of your personal data based on our legitimate interest by referring to your personal circumstances.

Right to restrict processing.

If you believe that the personal data we process about you is inaccurate, that our processing is unlawful, or that we do not need the information for a specific purpose, you have the right to request that we restrict the processing of such personal data. If you object to our processing, as described above, you may also ask us to restrict the processing of such personal data while we review your request.

When our processing of your personal data is restricted, we will (with the exception of storage) only process the data with your consent or for the establishment, exercise or defence of legal claims, to protect the rights of another natural or legal person, or for reasons of substantial public interest.

Right to rectification and supplementation.

You have the right to make a request to rectify inaccurate information and to supplement information about you that you consider incomplete.

Right to withdraw your consent.

If we process your personal data based on your consent, you have the right to withdraw that consent at any time. If you do so, we will stop processing your data for the purposes for which you have withdrawn your consent. However, this will not affect the legal validity of the processing that was based on your consent before it was withdrawn.

Right to object.

If you have any complaints about our processing of your personal data, you may file a complaint with the Data Protection Authority in the Netherlands. You can find their contact details here.

You can also file a complaint with your national data protection authority, which can be found here if you are resident within the EU. If you are resident in the United Kingdom, you can complain to the Information Commissioner's Office here.

10. How to contact us if you have any questions?

If you wish to contact us to exercise your rights, or if you have any questions, comments or concerns about how we handle your personal data, please contact us by sending an e-mail to legal@certhon.com.

11. Modifications to this Privacy Policy.

We update this Privacy Policy when necessary - for example, because we are going to process your personal data in a new way, because we want to make the information even clearer for you, or if necessary to comply with applicable data protection laws.

We encourage you to check this page regularly for any changes. You can always check the top of this page to see when this privacy policy was last updated.